Behörde Digital

Know How aufbauen und weitergeben: Etablierung eines Projektmanagement-Systems in einer Finanzbehörde.

Ein großer Dienstleister betreute die IT der Finanzbehörden. Im Zuge des E-Government-Programms „Elster“ sollten alle Daten zur Abwicklung der Steuererklärungen und -anmeldungen elektronisch übermittelt und verarbeitet werden können. Dafür mussten Gesetze auf Landes- und Bundesebene geändert werden. Außerdem sollten die IT-Infrastrukturen neu gestaltet werden.

Die Landesoberbehörde verfügte über kein etabliertes Projektmanagement. Das heißt, wie Projekte im Detail aufgesetzt, überwacht und Veränderungen gemanagt werden, war dort nicht bekannt. Zudem fehlte es schlicht an Erfahrung und Know How. Der IT-Dienstleister holte mich an Bord, um ein Projektmanagement-System zu entwickeln, einzuführen und die Projektleiter durch Coaching gezielt zu unterstützen.

»2001 und 2002 coachte Dr. Behrend unsere Projektleiter und sorgte für ein reibungsloses Zusammenspiel aller Beteiligten. Er blieb uns so positiv in Erinnerung, dass wir ihn 2009 für ein ähnlich gelagertes Thema erneut beauftragten. Mit Weitblick und Macherqualitäten trug er dazu bei, dass im darauffolgenden Jahr 130 Millionen Rentenbezugsmitteilungen fristgerecht bearbeitet werden konnten.«

Dr. Heinz-Peter Röhrs,
Abteilungsleiter Anwendungssoftware,
Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW

Zunächst wurden Leitplanken und Regeln festgelegt, Prozesse und Regularien definiert – und diese schließlich verankert: Erst in den Köpfen der Beteiligten, dann in der Behörde. Da die Einführung des E-Government-Projekts „Elster“ deutschlandweit für Aufsehen sorgte, stand ich dem Projektleiter bei entsprechenden Veranstaltungen als Sparringspartner zur Verfügung.

Ergebnis: Die gemeinsam entwickelten Methoden, Prozesse und Verfahren wurden in die Arbeitsprozesse der Behörde übernommen. Das Gesamtprojekt erhielt im Jahr 2003 den TeleTrusT-Innovationspreis.